Malderburch: “Als kleinere zorgorganisatie hebben we onze ICT goed voor elkaar.”

Ineke Oude Boerrigter is bestuurder bij Malderburch en Ans Stunnenberg is manager projecten en verantwoordelijk voor de ICT. Met hen blikken we terug én vooruit op de ontwikkeling van ICT binnen deze VVT-instelling en hun ervaringen met ICT uitbesteden. Conclusie: “Sla een brug tussen de techniek en de zorg. En kies een ICT-partner waar mensen werken die snappen hoe de zorg werkt.”

Case Malderburch in het kort

  • Malderburch is een centrum voor welzijn, wonen en zorg
  • 250 medewerkers (212 FTE) en ruim 100 bewoners op twee locaties en een kleine thuiszorgpoot
  • IT-infrastructuur in één weekend migreren naar SharePoint en Office 365
  • Communicatie is essentieel. Zorg dat je dezelfde taal spreekt en samen een brug slaat
  • Wijs één aanspreekpunt binnen de organisatie aan waar je alle ICT belegt
  • Blijf vooruit denken. Ontwikkel een ICT-visie die past bij wat je als VVT-instelling wilt

Klantsituatie

Tot 2014 had Malderburch alle ICT in huis, inclusief de servers. Een kwetsbare situatie met veel houtje-touwtje oplossingen. Een regionaal ICT-bedrijf zorgde voor het beheer van de IT-infrastructuur. Binnen Malderburch was geen ICT-manager aanwezig.

Klantvraag

Met de toenemende vraag naar ICT op de werkplek en een hausse aan zorgapplicaties moest het roer wel om. De beheersrisico’s werden te groot. En het was belangrijk dat iedereen op elke computer moet kunnen werken. Er was behoefte aan een ICT-leverancier die proactief werkt, meedenkt en klantgericht is. Deze leverancier moest zowel de nieuwe IT-infrastructuur (in de cloud) implementeren als beheren.

Oplossing

Malderburch sprak met een aantal leveranciers en uiteindelijk viel in november 2014 de keuze op NetSourcing* vanwege de klantgerichte opstelling en het proactief meedenken met de organisatie. In april 2015 werd het eerste migratieproces afgerond. De organisatie stapte over op Office 365 en SharePoint. In de loop der tijd bleek de ICT onvoldoende aan te sluiten op de dagelijkse praktijk binnen Malderburch. Daarop is een nieuw migratieproces gestart waarbij adviseurs van Corion Malderburch ondersteunden. Ook NetSourcing pakte de migratie grondig aan met uitgebreide hand-outs en werkplekcursussen voor alle zorgmedewerkers. Uiteindelijk is in één weekend de migratie doorgevoerd en zijn alle gebruikers in de loop van de week aangesloten.

Resultaat

Alles functioneert nu naar wens. De helpdesk krijgt zo’n 15 vragen per maand vanuit de organisatie, maar dat gaat altijd over kleine incidenten die snel zijn opgelost. Er werd al gewerkt met iPads, die na de tweede migratie in beheer kwamen bij Netsourcing. Inmiddels loopt het beheer centraal met Intune waardoor ze allemaal hetzelfde zijn ingericht en gebruikers zelf geen apps kunnen installeren. Zorgverleners loggen individueel in en krijgen alleen de apps en data die passen bij hun rol.

* NetSourcing is in augustus 2018 overgenomen door RAM Infotechnologie.

De klant aan het woord

Ineke Oude Boerrigter is in september 2014 als bestuurder aan de slag gegaan bij Malderburch. Ze heeft een verpleegkundige achtergrond in de ziekenhuiswereld. Vanaf 2000 is zij op bestuurlijk niveau actief in de ouderenzorg. Ans Stunnenberg is ook altijd in de zorg actief geweest. Zij vervult, ook sinds 2000, allerlei managementfuncties en werkt sinds twee jaar bij Malderburch. Als manager projecten is zij vanaf de zomer van 2017 verantwoordelijk voor de ICT.

Ineke was net aangetreden als bestuurder toen de eerste migratie klaar stond voor de uitrol. “Je bent dan niet in de positie om je daar nog helemaal in te verdiepen. Technisch was dat ook niet nodig, maar we ontdekten wel dat de nieuwe ICT niet omarmd werd. We hebben onderschat wat een nieuw systeem betekent voor zorgmedewerkers die niet altijd even goed thuis zijn in de digitale wereld.  Dat vraagt veel meer begeleiding dan je denkt. Terugkijkend kom je dan tot de conclusie dat je vóóraf heel goed de functieniveaus in kaart moet brengen en de verwachtingen moet managen. Toen we de migratie opnieuw deden, hadden we dat veel beter voor elkaar. Mede omdat de begeleiding van NetSourcing en de ondersteuning door Coreon nu goed afgestemd was op onze organisatie.”

Case VVT ICT uitbesteden

Ans Stunnenberg (l), manager projecten, en Ineke Oude Boerrigter (r), bestuurder bij Malderburch.

Ans Stunnenberg startte rond die tijd en kon vanuit haar ervaring direct bijdragen aan het proces. “Het gaat erom dat je begrijpt wat bijvoorbeeld Office 365 betekent voor de mensen die ermee moeten werken. In een ‘proeflokaal’ hebben we dagen allerlei situaties getest. Ook onze eigen applicaties voor HR, salaris, de patiëntadministratie, de medicatie, de boekhouding, noem maar op, alles hebben we uitgebreid getest. En we hebben veel tijd besteed aan de instructies voor gebruikers, afgestemd op de uiteenlopende functieniveaus en profielen van ons personeel.

We werken alleen met een elektronische cliëntdossier, de medicatieverstrekking gaat via een app, alle protocollen nemen wij af bij Vilans, zodat we altijd de actuele protocollen hebben. Ook alle bestellingen, eigenlijk alles, gaat via de computer. De elektronische cliëntdossiers zijn heel uitgebreid. Daarin rapporteert de arts, de huisarts, de zorg. Alles wordt vastgelegd. Wat zijn de laatste afspraken, hoe heeft iemand de nacht doorgebracht, wat moet er deze dag gebeuren? Dit dossier heeft het papieren dossier volledig vervangen. We zijn nu ook bezig om dat inzichtelijk te maken voor de familie. Uitgangspunt van het nieuwe dossier is dat familie onderdeel is van het zorgteam en kan online meekijken in het elektronische zorgdossier.

"Het gaat erom dat je begrijpt wat bijvoorbeeld Office 365 betekent voor de mensen die ermee moeten werken."

Ans Stunnenberg

ICT per bewoner regelen. Echt maatwerk dus

Als organisatie weten we heel goed wat we willen op het terrein van wonen, welzijn en zorg. Maar hoe ICT hieraan kan bijdragen willen we beter helder hebben. Denk bijvoorbeeld aan de rol van domotica en de zorgleefcirkels. Ons doel is dat cliënten hier met een zo hoog mogelijke vrijheid beschermd wonen. Hoe kan ICT hierbij helpen? We willen dat in principe per cliënt kunnen regelen. Echt maatwerk dus.

We zijn te klein om een eigen ICT-manager in huis te hebben. Dat brengt het risico met zich mee dat we onvoldoende bijblijven over alle innovaties in de ICT voor de zorg. Daarom overwegen wij deel te nemen aan de versnellingskamer van Actiz. Met kleinere zorgorganisaties werken we daarin samen, bijvoorbeeld aan een visie op ICT. Samen met de mensen van NetSourcing en nu RAM willen we verder bouwen aan ICT die ons echt meeneemt naar de toekomst. Voor dit moment hebben we de ICT goed voor elkaar, maar we moeten wel verder ontwikkelen.”

Lees de whitepaper over ICT-werkplekbeheer

Lees de whitepaper over ICT-werkplekbeheer

Meer weten? 

Niels van Peer

Niels van Peer

Commercieel Directeur

06 -50 28 49 53
nvanpeer@ram-it.nl

m

ICT-diensten RAM bij deze case

m

Vergelijkbare klanten

Driezorg (VVT), eCumulus werkplekbeheer

ProPersona (GGZ), hosting infrastructuur (fase 1)

De Wever (ouderenzorg), eCumulus werkplekbeheer