Microsoft M365 Copilot maakt meetings efficiënter

Blog #5 in een serie blogs over Microsoft 365 in de zorg.

In deze blogserie over Copilot kijken we naar de functies en voordelen van Copilot. In de vorige blogs lag de nadruk op veiligheid van data met onder andere de vertrouwelijkheidslabels. Deze keer belichten we Copilot vanuit haar supportrol bij meetings. 

Mensen vergaderen heel wat af en Copilot heeft vele goeddoordachte functies om de efficiency van meetings te vergroten. Zo doe je meer in minder tijd, verlaag je de administratieve lasten, verhoog je de kwaliteit van de output en creëer je meer ruimte voor zorg aan cliënten. Van profiteren dus!

Bonus: Hoe Copilot de volwassenheid in digitaal werken organisatiebreed bevordert.

M365 Copilot – de AI-gedreven assistent

Eerst even terug naar de basis: Copilot is een AI-gedreven assistent die integreert met M365 apps, zoals Word, Excel en PowerPoint. Het doel: de productiviteit van gebruikers verhogen. Als we dan specifiek naar meetings kijken, biedt Copilot een aantal interessante functionaliteiten die tijdens én na meetings van grote waarde zijn:

1. Copilot genereert notities, vermeldt taken en kan feiten controleren.
2. Je kunt direct zoeken op de inhoud van een transcriptie van een meeting. Ook handig als je een deel van de meeting hebt gemist.
3. Na een meeting krijg je een AI-gegenereerde samenvatting, suggesties voor acties en de belangrijkste punten uit de meeting. Je kunt ook doorvragen op bepaalde onderwerpen.
4. Met realtime meeting support krijg je samenvattingen van discussies, suggesties voor volgende stappen en concepten voor berichten.
5. Taakmanagement prioriteert taken, zorgt voor follow-up van acties en automatiseert workflows.
6. Copilot creëert content, zoals e-mails, rapporten en presentaties en organiseert taken in de verschillende M365 apps.

Concrete toepassingen van Copilot zijn dan:

1. Teams-meetings notuleren en samenvatten. Met Copilot kun je ook tijdens de meeting vragen stellen over welke actiepunten die tot nu toe besproken zijn, welke onderwerpen nog geen concrete vervolgactie hebben gekregen, vervolgvoorstellen doen etc.
2. Afspraken voorbereiden door in Copilot prompts te geven om een samenvatting te geven van voorgaande meeting, welke actiepunten voor wie zijn en welke nog open staan, welke documenten/mails/chats je in de afgelopen periode hebt gekregen over onderwerp ‘X’ en agendavoorstellen doen.
3. Snel en efficiënt informatie opzoeken in SharePoint, Teams en Outlook.
4. Meerdere documenten (Word/PowerPoint/PDF) samenvoegen en samenvatten.
5. PowerPoint presentaties automatisch genereren op basis van andere bestanden.

De praktijk in de zorg

We kunnen alle kwaliteiten en functionaliteiten keurig op een rij zetten, uiteindelijk gaat het om de praktijk. Goede voorbeelden van Copilot voor zorgmedewerkers richten zich met name op toepassingen die de administratieve lasten verlagen en tijd besparen door administratieve en repeterende taken te automatiseren. Zo creëer je meer ruimte voor zorg aan cliënten. Een paar voorbeelden uit de praktijk:

• Een zorgverlener voert een driehoeksgesprek met een cliënt en een familielid. De kernpunten worden automatisch samengevat en klaargezet voor opvolging.
• Een regiobestuurder bereidt een overleg voor en ziet meteen wat er de vorige keer is afgesproken, mét bijlagen en besluiten erbij.
• Een beleidsadviseur hoeft geen losse memo’s meer te typen. Copilot zet alvast de eerste versie klaar op basis van eerder overleg of stukken uit SharePoint.

Dit zijn geen toekomstbeelden!
Het gebeurt nu al bij organisaties die klein beginnen en groot denken. De AI-kracht van Copilot komt hierin het beste tot zijn recht.

Waar staat jouw organisatie op het digitale groeipad?

Samenvattend kunnen we stellen dat de toegevoegde waarde van M365 Copilot voor meetings groot kan zijn. Maar het stelt ook eisen aan de organisatie:

1. Kunnen gebruikers omgaan met de mogelijkheden van AI?
2. Is er een trainingsplan voor gebruikers?
3. Zijn er beleidsregels voor het gebruik van AI en voor dataveiligheid?
4. Gaat de organisatie voldoende kritisch om met de informatiebeveiliging?
5. Kan de IT-afdeling support geven bij problemen en deze oplossen?

De grote vraag is hoe dit voor iedere organisatie er praktisch uitziet
Daar kunnen we duidelijk over zijn: geen organisatie is hetzelfde. Daarom helpt het om te kijken waar je staat in je digitale volwassenheid en de manier waarop je omgaat met digitale ondersteuning. We gebruiken zelf vaak dit eenvoudige groeipad:

1. Verkennen: je probeert losse functies uit, zoals automatische notulen.
2. Toepassen: je gebruikt Copilot om vergaderingen efficiënter aan te pakken.
3. Ondersteunen: digitale tools helpen je actief om keuzes te maken en taken te verdelen.
4. Inbedden: het is onderdeel geworden van je manier van werken, beleid en kwaliteit.

Stuur op wat het oplevert, ook in werkplezier

Copilot helpt je om slimmer en veiliger te werken. Begin met een duidelijke casus, betrek collega’s uit de zorg én het beleid erbij en stuur op wat het oplevert, niet alleen in tijd, maar ook in werkplezier, duidelijkheid en kwaliteit.